英語の会議：参加者が黙らないための4場面と会議前の準備

編集部のおすすめは、自分に関係する最初の議題で一度話すことです。目安を決めたいなら「最初の10分で一度」としてもかまいません。これは発言回数の研究結果や、誰にでも必要な規則ではなく、機会を待ち続ける人への小さな準備目標です。聞き返しや事実の補足も参加です。意見を言うときは、完璧な長文を待つより理由を一つ添えることを優先します。

社内の週次会議ならa weekly meeting、チームの打ち合わせならa team meetingで、まず意味が伝わります。Cambridge Dictionaryのmeetingは、対面またはオンラインで人が集まり、何かを話し合う予定された機会を説明しています。「オンラインだからmeetingではない」と考える必要はありません。

conferenceには、特定のテーマについて複数の講演などが行われる催しの意味と、正式な話し合いの意味があります。学会や業界のカンファレンスに使われますが、必ず大人数・数日間という区分ではありません。callは電話を使うこと、conference callは複数人の電話という意味が辞書に載っています。この記事では辞書以上の細かな社内用語のルールは作りません。招待にmeetingやcallと書かれていれば、その呼び方と接続方法を確認してください。

まず書くなら： We have a team meeting on Friday.（金曜日にチームの会議があります。）「会議に出る」はattend a meetingで表せます。

ここからは司会ではなく、参加者の発言を扱います。決まった時間に報告する役割があるなら、英語のプレゼンの始め方と流れも参考になります。本記事の入口の文を、そのまま発表全体の台本にする必要はありません。

Can I add something?と言ったら、そのまま大声で話し続けず、一度止まります。Sure.（どうぞ）などの返事や、司会がこちらに発言を渡すのを待ち、内容を続けます。相手が説明の途中なら、文の終わりや話題の切れ目を待つのがこの記事の提案です。オンラインで挙手機能を使う運用なら、そちらに従います。

同僚： We can release it this week.
今週リリースできますね。
自分： Can I add something?
一つ付け加えてもいいですか？
司会： Sure, go ahead.
ええ、どうぞ。
自分： Testing isn’t finished yet.
テストがまだ終わっていません。

Sorry to jump in.のjump inは、Cambridge Dictionaryに「相手が話しているときに割り込む」という意味が載っています。話が次へ移る前に重要な事実を補足したい場合などに、短く配慮を示す候補です。自分の出番を作るためだけに、誰かの文を毎回切る方法は勧めません。

「質問があります」を、意見の入口として毎回使わない

I have a question.（質問があります）は、質問があるなら使える文です。「この文はネイティブが使わない」「会議では失礼」とする根拠はありません。ただ、聞きたいことではなく補足や意見が続くなら、最初からCan I add something?やI think…を選ぶ方が、発言の目的が分かると編集部は考えます。

ここは文法上の禁止ではなく、何をしたいかを言葉に合わせる提案です。「質問があります。私は金曜日がいいと思います」だけでは質問が出てきません。意見なら理由まで言い、質問ならWhat is the deadline?（締め切りはいつですか）のように、知りたい点を出しましょう。

丁寧さは単語だけの順位では決まりません。相手の発言を聞き、落ち着いて言い、自分の理由を示します。British CouncilのAgreeing and disagreeingには、相手の考えを受けて賛成・反対を伝える表現があります。上の週次会議の英文はこの記事の例文です。

理由は、その会議で判断できる内容にする

「時間が必要です」だけなら、どの仕事にどれほど必要なのかを聞かれるかもしれません。全部を一文に詰めず、理由を言ってから補足を受けます。We have two tests left.（テストがあと二つ残っています）のように、確認できている事実を続けると話が具体的になります。

I thinkを何度付けても、曖昧な数字が正確になるわけではありません。担当者から聞いた予定なのか、自分の見込みなのかも区別します。まだ確かめていないことを断言するより、I need to check that.（そこは確認する必要があります）と伝え、確認できる相手と返答する時期を決めましょう。

編集部は、最初の発言で理由を三つ用意することを求めません。一つの判断に一つの理由を付け、質問が来たら追加します。意見を短く言うことと、重要な条件を省くことは別です。納期や費用に関わる条件は、メモを見ても正確に伝えることを優先してください。

British CouncilのChecking understandingでは、言い直しを頼む文と、Do you mean…?で意味を確認する文を練習できます。couldは依頼を控えめにする候補です。ただし、語尾や表情、相手が返す時間も大切です。Sorryを長い謝罪に広げるより、一言の配慮と具体的な依頼を続けることを勧めます。

分かった部分まで、全部聞き直さなくてよい

Fridayは聞こえたが今週か来週か分からないなら、Do you mean this Friday or next Friday?を使えます。数字だけ聞き取れなかったなら、その数字を頼みます。全体をもう一度聞いても同じところで迷うときは、聞きたい点を狭めてみましょう。

Just to make sure, ～?だけを丸暗記して、後ろを言わずに止まると、相手は何を確かめるのか分かりません。Are we talking about the testing deadline?のように、自分の理解を続けます。逆に何も聞き取れていないなら、日付を推測して確認するより、言い直しから頼みましょう。

聞き返す文を準備することは、その場で分からなかった点を扱う方法です。会議の音声をもっと聞き取る練習は、英語リスニングの勉強法へ。電話で名前や日時を確認する場面は、英語の電話対応も参考になります。相槌で聞いていることを示す方法は、英語の相槌で扱います。相槌を打てることと、内容に同意したことは分けて考えてください。

right?は、ここでは自分の理解を確認する短い言い方です。違うと言われる余地を残して尋ね、返事を待ちます。相手に賛成を迫るような口調にならないようにしましょう。よりはっきり問いかけるなら、Is that correct?（これで合っていますか）も候補です。

行動が分かったら、担当と期限が必要か確認します。So I’ll send the test results by Friday, right?（では、私が金曜日までにテスト結果を送るのですね？）のように、主語と行動、期限を入れられます。ただし、会議で決まっていない担当や日付を、自分の思い込みで「決定事項」にしないでください。未決ならWho will send the results?（誰が結果を送りますか）と尋ねます。

British CouncilのManaging meetingsは、理解を当然と思わずに明確化と確認を行い、行動と担当を議事録に残すことを勧めています。参加者の準備としては、議事録全体の担当でなくても、自分の作業と期限を確かめることから始められます。

司会の文は、まず二つだけでよい

自分が進行も担当するなら、Let’s start with the first item on the agenda.（議題の最初の項目から始めましょう）と、Let’s move on to the next item.（次の議題に移りましょう）を追加します。参加者が意見を言う文と、司会が話題を移す文は役割が違います。今回が参加するだけの会議なら、進行用のフレーズ集を全部準備する必要はありません。

数字や固有名詞、担当者名はメモに残してかまいません。覚えた文がきれいでも、中身が先週の情報なら使えません。会議当日の資料と照らし合わせ、言えることと確認が必要なことを分けます。長い日本語を一度に英訳しようとして詰まるなら、まず「完了した」「残っている」「相談したい」を別々にします。

今回の会議に持っていく5文

1. 入口： Can I add something?（一つ付け加えてもいいですか？）
2. 意見： I think we need more time because testing isn’t finished.（テストが終わっていないので、もう少し時間が必要だと思います。）
3. 聞き返し： Sorry, could you say that again?（すみません、もう一度言っていただけますか？）
4. 内容の確認： Just to make sure, are we talking about the testing deadline?（確認ですが、テストの締め切りの話ですか？）
5. 次の行動： So the next step is to finish testing, right?（では、次にすることはテストを終えることですね？）

最初は見ながら声に出し、その後は「補足したい」「もう一度聞きたい」と場面を見て、英文を隠して言ってみます。出なかった文は確かめてもう一度。最後に、今回の議題名や作業を入れて言います。音を出すことに加えて、入口を言った後は返事を待つ、確認の後は相手の答えを聞く、という間も入れましょう。

研究が示すことと、5文の練習目標を分ける

RoedigerとKarpickeの2006年の研究は、大学生が文章を学び、読み直す場合と思い出して書く場合を比較しています。5分後は読み直しが有利でしたが、2日後・1週間後のテストでは、先に思い出すテストをした条件の保持が高くなりました。

この実験は会議での発言、5文の音読、発音やSpeakGainの効果を直接検証していません。5文が最適、声に出せば必ず発言できる、という研究結果ではありません。英文を見ずに一度思い出し、後で確かめる練習の参考として紹介しています。5文という数と、本番前に声に出す手順は編集部の提案です。

Microsoft Teamsの会議中にチャットを使う案内は、会議内でメッセージやリンクなどを共有する方法を説明しています。上の英文は、その操作を伝えるためのこの記事の例文です。利用できる機能は会議の設定に合わせてください。

同僚が話しているように見えるのに音がないなら、You’re on mute.と知らせます。自分が言われたら、ミュートを解除して言い直します。相手のミュートと自分の聞き取りの問題を、同じ聞き返しで済ませないようにしましょう。接続が悪ければI can’t hear you clearly.（はっきり聞こえません）と状態を伝えます。

I’ll put it in the chat.は、聞き取る負担を減らすために文字でも共有する提案として使えます。ただし、チャットを送っただけで相手が読んだとは決まりません。重要な締め切りなら、送った日付を口頭でも確かめます。会議の合意と、自分から送った情報を混同しないことが大切です。

発言の入口から、理由まで言う

同僚： Can we release it this week?
今週リリースできますか？
健太： Can I add something?
一つ付け加えてもいいですか？
司会： Sure.
どうぞ。
健太： I think we need more time because testing isn’t finished. We still have two tests left.
テストが終わっていないので、もう少し時間が必要だと思います。テストがあと二つ残っています。

健太は英語が苦手なことを先に説明するのでなく、会議に必要な事実を出します。一文が長ければ、We need more time. Testing isn’t finished.（もう少し時間が必要です。テストが終わっていません）の二文に分けてもかまいません。言い方を短くしても、理由は残します。

聞き返しから、決定事項の確認へ進む

司会： Let’s finish testing before we set the release date.
公開日を決める前にテストを終えましょう。
健太： Sorry, could you say that again?
すみません、もう一度言っていただけますか？
司会： Finish the tests first. Then we’ll decide when to release it.
まずテストを終えます。その後、いつ公開するかを決めます。
健太： So the next step is to finish testing, right?
では、次にすることはテストを終えることですね？
司会： Yes. Kenta, please send the test results by Friday. I’ll put the date in the chat.
はい。健太さん、金曜日までにテスト結果を送ってください。日付をチャットに書きます。
健太： Just to make sure, are we talking about this Friday?
確認ですが、今週の金曜日ですか？
司会： Yes, this Friday.
はい、今週の金曜日です。

ここで決まったのは、テスト結果を送る期限です。公開日はテストの後に決めるので、金曜日に公開すると勝手にまとめません。練習でも、英文が言えたかだけでなく、「何が決まり、何がまだ決まっていないか」を日本語でも説明してみてください。

「会議」はmeetingとconferenceのどちらですか？

普段のチームの打ち合わせはmeetingで表せます。conferenceは講演などの催しや正式な話し合いの意味もあるため、人数だけで機械的に分けません。オンラインでもmeetingと言えます。

英語の会議で、最初に何と言えば話せますか？

補足ならCan I add something?が候補です。返事を待ち、用意した事実や意見を続けます。挙手する運用ならそのルールを使います。この文だけで必ず発言の機会が得られるという約束ではありません。

聞き取れなくても、会議を止めない方がよいですか？

次の行動や期限に関わる点は確認することを勧めます。音が分からなければSorry, could you say that again?、内容が曖昧ならJust to make sureに確認内容を続けます。分かった部分があれば、残った点だけ聞きます。

会議前にフレーズを何個覚えればよいですか？

この記事では、入口・意見・聞き返し・内容の確認・次の行動の5文から準備します。研究で決まった最適数ではありません。議題ごとに言いたい一文を用意し、英文を見ずに言えるかと内容が正確かを確かめてください。

• Cambridge Dictionary — meeting、conference、call、conference call、jump in
• British Council — Checking understanding
• British Council — Agreeing and disagreeing
• British Council — Managing meetings
• Roediger & Karpicke (2006) — Test-Enhanced Learning
• Microsoft Support — Chat in Microsoft Teams meetings