Họp tiếng Anh: bốn tình huống để lên tiếng và chuẩn bị trước

Cuộc họp công việc thông thường thường được gọi là meeting trong tiếng Anh. Người tham gia nên chuẩn bị bốn tình huống: xin nói, nêu ý kiến với một lý do, hỏi lại và xác nhận việc tiếp theo.

Nếu cần bảo vệ bên được phân và có chấm giải, xem cách tranh biện tiếng Anh để luyện phản biện theo vai trò.

Nếu cần bàn giá, giao hàng hoặc điều kiện, hãy dùng bài luyện đàm phán tiếng Anh để sửa một câu mỗi bước theo công ty và tập đáp phản đối trước cuộc họp.

Đề xuất của ban biên tập: lên tiếng một lần ở mục đầu tiên liên quan đến bạn. Nếu một mục tiêu nhỏ giúp ích, hãy thử trong mười phút đầu. Đây không phải kết quả nghiên cứu hay quy tắc cho mọi cuộc họp. Hỏi lại hoặc bổ sung một dữ kiện cũng là tham gia. Ưu tiên một lý do rõ ràng thay vì chờ câu dài hoàn hảo.

Từ phát biểu ngắn ở cuộc họp đến kể trải nghiệm công việc, dùng chuẩn bị phỏng vấn tiếng Anh để luyện STAR và câu hỏi tiếp thành tiếng.

Với lớp học, chuyên đề và nhiệm vụ nhóm, cách tham gia thảo luận tiếng Anh hướng dẫn trao đổi ý kiến ngoài bối cảnh họp công việc.

1. Phân biệt ngắn gọn meeting, conference và call

Nghĩa từ điển và lời mời

Cuộc họp hằng tuần có thể gọi là a weekly meeting, cuộc họp nhóm là a team meeting. Cambridge bao gồm cả việc gặp trực tiếp và trực tuyến để thảo luận. Conference có thể là sự kiện gồm các bài nói về một chủ đề hoặc một cuộc trao đổi chính thức, không nhất thiết luôn đông người hay kéo dài nhiều ngày. Call liên quan đến dùng điện thoại; conference call là cuộc gọi nhiều người. Xem tên và cách kết nối trong lời mời, không cần tự đặt ranh giới chặt hơn từ điển.

2. Xin nói, đợi trả lời rồi nêu nội dung

Can I add something? là lời xin bổ sung thông thường. Could I add something? dè dặt hơn; Sorry to jump in. thể hiện sự lưu ý khi chen vào. Cambridge có nghĩa ngắt lời trong mục jump in. Câu này không cho phép liên tục cắt ngang. Đợi một khoảng ngừng hoặc theo quy tắc giơ tay. Sau câu xin nói, chờ Sure, go ahead. (Được, mời bạn) rồi thêm Testing isn’t finished yet. (Kiểm thử chưa xong).

Mở đầu đúng mục đích

I have a question. (Tôi có một câu hỏi) dùng được khi bạn thật sự muốn hỏi. Không có cơ sở ở đây để nói người bản ngữ không dùng hay câu này tự nó bất lịch sự. Nếu muốn nêu ý kiến hoặc bổ sung, ban biên tập đề nghị chọn câu mở đầu đúng mục đích. Nếu hỏi, hãy nêu rõ: What is the deadline? (Hạn chót là khi nào?). Đây là lời khuyên về sự rõ ràng, không phải điều cấm ngữ pháp.

3. Một ý kiến với một lý do

I think we need more time because testing isn’t finished.
Tôi nghĩ cần thêm thời gian vì việc kiểm thử chưa hoàn tất.

Dùng I think … because …. cho một nhận định và một lý do.

Ví dụ thêm và sự lịch sự

I think Friday would be better because the team needs more time. đề xuất thứ Sáu vì nhóm cần thêm thời gian. I see your point, but I think we need to finish testing first. ghi nhận ý người khác trước khi đưa quan điểm khác. British Council hướng dẫn đồng ý và không đồng ý; các ví dụ dự án là của bài này. Sự lịch sự còn ở giọng điệu, việc lắng nghe và chờ phản hồi. Thêm dữ kiện đã kiểm tra như We have two tests left. Nếu chưa chắc, nói I need to check that. và thống nhất lúc trả lời.

4. Chưa nghe rõ hay chưa chắc về ý nghĩa?

Nếu chưa nghe rõ, dùng lời nhờ lịch sự Sorry, could you say that again? Nếu nghe được nhưng cần kiểm tra ý, nói Just to make sure, are we talking about the testing deadline? Chỉ thiếu hạn chót thì hỏi Could you repeat the deadline, please?; chưa rõ tuần nào thì Do you mean this Friday or next Friday? British Council luyện nhờ diễn đạt lại và kiểm tra bằng Do you mean. Could làm lời nhờ dè dặt hơn, nhưng vẫn cần để thời gian trả lời. Đừng đoán ngày khi không nghe gì; đừng dừng ở Just to make sure mà bỏ nội dung cần xác nhận.

5. Xác nhận việc, người phụ trách và hạn chót

So the next step is to finish testing, right?
Vậy bước tiếp theo là hoàn thành kiểm thử, đúng không?

right? dùng để kiểm tra cách hiểu, hãy để người khác sửa nếu cần. Is that correct? cũng là một lựa chọn. Xác nhận người làm và hạn: So I’ll send the test results by Friday, right? (Tôi sẽ gửi kết quả trước hoặc vào thứ Sáu, đúng không?). Nếu chưa có người phụ trách, hỏi Who will send the results? British Council khuyên làm rõ và ghi lại hành động, trách nhiệm. Đừng biến đề xuất thành quyết định. Nếu cũng điều phối, thêm Let’s start with the first item on the agenda. và Let’s move on to the next item.

6. Mỗi mục một câu, tập nói năm câu

Đọc nội dung họp và viết một ý cần nói cho mỗi mục. Báo cáo tiến độ có thể dùng We’ve finished the main features. (Đã xong các tính năng chính), We still have two tests left. (Còn hai bài kiểm thử) và ý kiến cần thêm thời gian. Kiểm tra số liệu, người phụ trách và thời hạn mới nhất. Bạn có thể nhìn ghi chú; nói trôi chảy thông tin của tuần trước vẫn là sai.

Năm câu và cách tập

1. Can I add something? — Tôi có thể bổ sung một ý không?

2. I think we need more time because testing isn’t finished. — Tôi nghĩ cần thêm thời gian vì việc kiểm thử chưa hoàn tất.

3. Sorry, could you say that again? — Xin lỗi, bạn có thể nói lại được không?

4. Just to make sure, are we talking about the testing deadline? — Để chắc chắn: chúng ta đang nói về hạn hoàn thành kiểm thử phải không?

5. So the next step is to finish testing, right? — Vậy bước tiếp theo là hoàn thành kiểm thử, đúng không?

Đầu tiên nhìn và nói năm câu. Sau đó che tiếng Anh, nhìn gợi ý tình huống như “bổ sung” hoặc “nhờ nói lại” và thử nói. Kiểm tra câu chưa nhớ, nói lại rồi thay bằng công việc thật. Tập cả khoảng dừng để nhận câu trả lời. Năm câu là mục tiêu bắt đầu của ban biên tập, không phải số lượng tối ưu được chứng minh.

Kết quả và giới hạn của nghiên cứu

Nghiên cứu năm 2006 của Roediger và Karpicke so sánh sinh viên đọc lại bài văn với nhớ và viết lại. Sau năm phút, đọc lại tốt hơn; sau hai ngày và một tuần, nhóm đã truy hồi trước đó giữ lại thông tin tốt hơn. Nghiên cứu không thử việc phát biểu trong cuộc họp tiếng Anh, năm câu nói thành tiếng, phát âm hay SpeakGain. Đây chỉ là tham khảo giới hạn cho việc nhớ rồi kiểm tra, không đảm bảo rằng đọc thành tiếng sẽ khiến bạn lên tiếng.

7. Hai câu thêm cho cuộc họp trực tuyến

You’re on mute. nghĩa là “Bạn đang tắt mic”. Nếu chưa chắc nguyên nhân, I think you’re on mute.; kết nối kém thì I can’t hear you clearly. (Tôi không nghe rõ). I’ll put it in the chat. báo rằng bạn sẽ viết ngày, tên hoặc đường dẫn vào chat. Microsoft hướng dẫn chia sẻ tin nhắn và liên kết; các câu tiếng Anh là ví dụ của bài này. Gửi không có nghĩa mọi người đã đọc, nên xác nhận ngày quan trọng bằng lời và theo cài đặt của cuộc họp.

8. Cuộc họp tiến độ của Kenta: nghe rồi nói

Kenta là người tham gia giả định, họp tiến độ hằng tuần với đồng nghiệp ở văn phòng nước ngoài. Các tính năng chính đã xong, còn hai bài kiểm thử. Đồng nghiệp đề xuất phát hành trong tuần; Kenta cho rằng cần thêm thời gian. Đây là tình huống luyện tập, không phải lời chứng thực của người dùng.

Cuộc trao đổi của Kenta: điều gì đã được quyết định?

Đồng nghiệp hỏi Can we release it this week? Kenta xin Can I add something?, chờ phản hồi rồi nói I think we need more time because testing isn’t finished. Người điều phối nói Let’s finish testing before we set the release date. Kenta nhờ Sorry, could you say that again? Người điều phối đổi cách nói: Finish the tests first. Then we’ll decide when to release it.

Kenta xác nhận So the next step is to finish testing, right? Người điều phối yêu cầu gửi kết quả chậm nhất thứ Sáu; Kenta hỏi Just to make sure, are we talking about this Friday? Thứ Sáu là hạn gửi kết quả, chưa phải ngày phát hành. Nếu câu ý kiến dài, tách thành We need more time. Testing isn’t finished., vẫn giữ lý do.

Lưu một câu bạn muốn dùng lần tới

Trong tình huống này, lưu ba câu xin nói, nhờ nói lại và xác nhận bước tiếp theo vào SpeakGain. Nhập từng câu ở màn hình Add và dùng nút tạo bình thường. Để ý kiến riêng của dự án trong ghi chú nội dung họp; không cần đưa cả cuộc họp vào một thẻ.

Nghe, dừng lại rồi nói từ tình huống

Ba đoạn luyện tập được tạo bằng giọng AI Deep-voiced Viking của SpeakGain, không phải bản ghi cuộc họp. Nghe một lần, dừng phát, tưởng tượng tình huống rồi tự nói. Ảnh dùng giao diện tiếng Anh, thể hiện màn hình nhập câu và phát âm, không phải lời giải thích tiếng Việt.

Mục tiêu không phải bắt chước giọng trầm Viking mà là hỏi rõ và đợi đáp. Sau câu xin nói, thêm Testing isn’t finished yet.; thay bước tiếp theo bằng việc thật. Nhờ người cùng tập đổi Friday sang Monday, hoặc che lời Kenta rồi trả lời. Ghi việc và hạn của mình. Thẻ và âm thanh là công cụ chuẩn bị, không đảm bảo hiểu cả cuộc họp hay chọn đúng lúc phát biểu.

Với báo cáo đã lên lịch, xem thuyết trình tiếng Anh; với tên và ngày qua điện thoại, xem gọi điện tiếng Anh. Lời đáp ngắn chưa chắc là đồng ý: lời đáp ngắn tiếng Anh. Luyện dài hạn với luyện nghe tiếng Anh và sắp xếp hằng ngày qua cách học tiếng Anh.

Câu hỏi thường gặp

Từ ngữ, câu đầu, hỏi lại và chuẩn bị

Dùng meeting hay conference?

Với cuộc trao đổi nhóm thông thường, meeting thường đủ. Kiểm tra tên và hình thức trong lời mời.

Nên nói gì đầu tiên?

Can I add something? xin được bổ sung. Đợi đáp rồi nói nội dung đã chuẩn bị.

Không hiểu thì đừng hỏi sẽ tốt hơn?

Hỏi lại ở khoảng ngừng phù hợp và nêu phần chưa rõ. Gật đầu không bổ sung thông tin còn thiếu.

Cần thuộc bao nhiêu câu?

Bắt đầu với năm câu cho nội dung họp này. Đó là mục tiêu biên tập, không phải số tối ưu hay bảo đảm tham gia.

Chuẩn bị một ý bổ sung cho cuộc họp tới

Đọc nội dung họp, viết một câu liên quan rồi tập xin nói, nêu một lý do và xác nhận hành động. Có thể dùng ghi chú. Nói điều đồng nghiệp cần biết rồi lắng nghe câu trả lời.

Để xác nhận chỉ dẫn hoặc nhận việc trong cuộc họp, hãy luyện câu trả lời “đã hiểu” bằng tiếng Anh cùng hành động tiếp theo.

Nếu công ty ở Nhật yêu cầu thi PROGOS, hướng dẫn ôn PROGOS giúp bạn kiểm tra cấu trúc, nhãn CEFR chính thức và cách tự luyện trả lời câu hỏi công việc.

Nếu sắp nhận nhiệm vụ ở nước ngoài, xem kế hoạch nói cho công việc và đời sống theo thời gian còn lại để chọn câu tuần đầu và việc tập của gia đình đi cùng.