Tiếng Anh đàm phán: 7 bước, sửa câu theo công ty rồi luyện nói
Đăng ngày
Để chuẩn bị đàm phán hoặc gặp đối tác bằng tiếng Anh, hãy chọn một câu ngắn cho mỗi bước: mở đầu, xác nhận nhu cầu, đề xuất, bàn điều kiện, nhượng bộ có điều kiện, xin thời gian hoặc từ chối, rồi xác nhận bước tiếp theo. Thay số lượng, giá, ngày giao hàng và phạm vi phê duyệt bằng thông tin của công ty, sau đó luyện nói cả câu chính lẫn câu đáp khi bị phản đối. Xác nhận thỏa thuận và điều khoản hợp đồng bằng văn bản; không coi một câu nói là đủ để chốt mọi chi tiết.
Bài này dành cho người đi làm phải trao đổi với khách hàng, nhà cung cấp hoặc đồng nghiệp nước ngoài, nhưng sợ nói quá cứng hay quá yếu. Các câu ví dụ do ban biên tập tự viết, số liệu là giả định. Bảy bước và lịch một tuần là đề xuất chuẩn bị, không phải trình tự bắt buộc hay cam kết thành công. Tham khảo cách lên tiếng trong cuộc họp tiếng Anh cho thảo luận chung và tiếng Anh phục vụ khách hàng cho công việc tại quầy.
Nên chuẩn bị những câu nào trước?
Chọn một câu ở mỗi bước, sửa thông tin rồi mới luyện. Phân biệt câu chưa thể trả lời với lời từ chối đã được xác định.
| Bước | Câu chính | Thông tin cần thay | Lưu ý lịch sự |
|---|---|---|---|
| Mở đầu | Thank you for meeting with us today. | Người dự và chủ đề | Cảm ơn rồi đề xuất điểm bắt đầu |
| Nhu cầu | Which matters more for this order: price or delivery time? | Đơn hàng và ưu tiên | Chấp nhận câu trả lời khác |
| Đề xuất | We suggest starting with a trial order of 200 units. | Kế hoạch thử và số lượng | Gợi ý thay vì ra lệnh |
| Điều kiện | Could we review the delivery date first? | Ngày, đơn vị giá, tiền tệ | Giữ số rõ ràng |
| Nhượng bộ có điều kiện | We could reduce the unit price if you order 600 units. | Đơn giá và lượng đặt | Nói hết điều kiện if |
| Xin thời gian hoặc từ chối | I need to check that with our finance team. / We can’t reduce the price on this order. | Người duyệt, hạn, phạm vi | Tách chưa rõ với không thể |
| Xác nhận bằng văn bản | I’ll email a summary of the proposed terms today. | Người gửi, nội dung, ngày | Tách đề xuất và đã xác nhận |
Tài liệu can/could của British Council giải thích yêu cầu lịch sự, đề nghị và gợi ý. Đây là căn cứ về ngữ pháp, không chứng minh rằng đổi một từ sẽ giúp thắng đàm phán. Cách luyện dưới đây là đề xuất của ban biên tập.
1. Cảm ơn rồi thống nhất điểm bắt đầu
Tình huống và câu chính: Cảm ơn thời gian của đối tác: “Thank you for meeting with us today.” Sau đó hỏi “Shall we start with your delivery requirements?” để đề xuất nội dung đầu tiên.
Cá nhân hóa và mức lịch sự: Nếu dự họp một mình, thay us bằng me. Với dự án hệ thống, dùng “Shall we start with your plans for the new system?” Nếu chỉ có ít thời gian, “We have 30 minutes, so I’d like to focus on the delivery schedule.” giải thích giới hạn. Khi phù hợp, hỏi ngắn “How has your week been?” rồi lắng nghe, thay vì đọc hết kịch bản xã giao.
Khi bị phản đối: Nếu họ muốn bàn giá trước, “Of course. Let’s start with the price.” Nếu không thể đổi thứ tự, nêu lý do cụ thể.
Lỗi thường gặp: Coi chuyện xã giao là bắt buộc dù đối tác đang vội. Không đoán phong cách từ quốc tịch; dựa vào phản hồi, vai trò và thời gian của người đó.
2. Xác định điều họ ưu tiên
Tình huống và câu chính: Tìm hiểu khó khăn nằm ở ngân sách tổng, đơn giá hay thời gian giao. “Which matters more for this order: price or delivery time?” Câu mở là “What is your main priority for this order?”
Cá nhân hóa và mức lịch sự: Trong dự án nội bộ: “Which matters more for this project: the launch date or the scope?” Chọn hai yếu tố có thể điều chỉnh, nhưng chấp nhận cả câu trả lời thứ ba. “Could you tell us your main priority for this order?” mở lời lịch sự. Để xác nhận yêu cầu cụ thể, hỏi “Do you need all 600 units by 20 November?”
Khi bị phản đối: Nếu cả hai đều quan trọng, “Understood. Which requirement has less flexibility?”
Lỗi thường gặp: Hỏi theo cách đã định sẵn câu trả lời: “You only care about price, right?” Bài Negotiating của British Council khuyên chuẩn bị mục tiêu và hỏi, nghe nhu cầu của bên kia. Hai lựa chọn ở đây là bài luyện nói do chúng tôi đề xuất.
3. Đưa một phương án cụ thể để xem xét
Tình huống và câu chính: “We suggest starting with a trial order of 200 units.” nêu quy mô ban đầu, rồi hỏi “Would that work for your team?” Bổ sung thông số dài bằng tài liệu.
Cá nhân hóa và mức lịch sự: Thay số lượng bằng kế hoạch thật. Nội bộ có thể dùng “We suggest testing the system with one team first.” Thêm một lý do: “It would let us check the packaging before a larger order.” “We could start with a trial order of 200 units.” đưa ra một lựa chọn; We suggest thể hiện phương án được khuyến nghị. Không cần biến nó thành mệnh lệnh You must.
Khi bị phản đối: Nếu lịch không phù hợp, “What starting quantity would fit your schedule?” Nếu không phải vấn đề số lượng, hỏi lại về thời gian hoặc nhu cầu thử nghiệm.
Lỗi thường gặp: Nêu bốn phương án trước khi nghe phản hồi. Với phần giải thích dài, luyện thuyết trình tiếng Anh; khi thiếu từ chuyên môn, dùng diễn đạt lại bằng tiếng Anh.
4. Bàn giá, giao hàng và thanh toán từng mục
Tình huống và câu chính: “Could we review the delivery date first?” chỉ rõ chủ đề. Xác nhận giá bằng “Is that 18 US dollars per unit, excluding shipping?”
Cá nhân hóa và mức lịch sự: Thay delivery date bằng payment schedule hoặc unit price. Đối chiếu giá, tiền tệ, đơn vị, thuế và phí vận chuyển với báo giá. Không tự thêm «chưa gồm vận chuyển» vì ví dụ có ghi. Dùng câu hỏi để bàn thứ tự, nhưng nói rõ giới hạn đã xác nhận: “The earliest delivery date we can offer is 20 November.” Thêm maybe vào giới hạn cố định có thể khiến người nghe tưởng còn thay đổi được.
Khi bị phản đối: Muốn nhận sớm hơn: “Which items do you need first?” Chỉ đề xuất giao từng phần khi đã xác minh khả năng thực hiện.
Lỗi thường gặp: Nhầm fifteen với fifty, by với on, hoặc ngày gửi với ngày đến. “Did you say fifteen or fifty units?” tách hai con số, rồi đối chiếu bằng chữ và xác nhận nơi giao. Khi không nhìn chung tài liệu, chuẩn bị câu kiểm tra qua điện thoại.
5. Nói nhượng bộ cùng với điều kiện
Tình huống và câu luyện chung: “We could reduce the unit price if you order 600 units.” gắn đề xuất giảm đơn giá với điều kiện đặt 600 sản phẩm. Câu này chưa nêu mức giảm hay xác nhận đã được phê duyệt cuối cùng.
Cá nhân hóa và mức lịch sự: Nếu có phương án cụ thể được phép đưa ra, dùng “We could offer 18 US dollars per unit if you order 600 units.” Thay giá, tiền tệ và số lượng. Nếu còn cần phê duyệt, thêm “This would be subject to approval from our finance team.” Đừng cho rằng could tự truyền đạt quy trình phê duyệt. Can có thể nói rõ hơn phạm vi đã được phép, nhưng chọn trợ động từ nào không quyết định hợp đồng đã hình thành hay chưa.
Khi bị phản đối: Không thể tăng lượng: “What quantity can you commit to?” Kiểm tra điều có thể chào với số lượng mới trước khi giữ nguyên mức giảm.
Lỗi thường gặp: Dừng sau phần giảm giá, hoặc nói nhỏ điều kiện if. Luyện hết câu và giữ unit price khi đang bàn đơn giá, không phải tổng tiền.
6. Phân biệt xin thời gian với từ chối
Tình huống và câu chính: Chưa có thông tin hoặc thẩm quyền: “I need to check that with our finance team.” Đã biết không thể: “We can’t reduce the price on this order.”
Cá nhân hóa và mức lịch sự: Thay nhóm xác nhận bằng my manager nếu cần. Thêm hạn khả thi: “I’ll get back to you by 3 p.m. Tokyo time tomorrow.” Viết cả ngày và múi giờ trong email. “I’m afraid we can’t reduce the price on this order.” làm mềm phần mở đầu, nhưng can’t vẫn phải nghe rõ. Nêu phạm vi thật, không tự tạo chính sách công ty. Chỉ đưa phương án khác nếu làm được; có thể xem cách nhờ vả bằng tiếng Anh.
Khi bị phản đối: Họ yêu cầu quyết định ngay: “I can’t confirm that without approval.”
Lỗi thường gặp: “We’ll think about it.” mà không có người phụ trách hay ngày trả lời; hoặc “We’ll try.” khi đã biết là không. Nếu trễ hạn, báo tình trạng và thời điểm liên hệ tiếp.
7. Xác nhận điều khoản và bước tiếp theo bằng văn bản
Tình huống và câu chính: Tách phương án đề xuất, phần chờ phê duyệt và chi tiết đã xác nhận. “I’ll email a summary of the proposed terms today.” rồi “Could you confirm the details in writing?”
Cá nhân hóa và mức lịch sự: Thay người gửi và ngày. Proposed terms là điều khoản đang đề xuất. Liệt kê số lượng, đơn giá và tiền tệ, thuế và vận chuyển, nơi giao và ngày đến, thanh toán, người phê duyệt và hạn phản hồi. Ghi phiên bản báo giá, không chỉ «như lần trước». I’ll nêu hành động của mình; I might khiến việc gửi không chắc chắn.
Khi bị phản đối: Muốn làm ngay: “Let’s confirm the terms in writing before we proceed.”
Lỗi thường gặp: Ghi mọi ý tưởng là đã thống nhất hoặc coi “Sounds good.” là đủ. Xác nhận thỏa thuận và điều khoản hợp đồng bằng văn bản. Không suy ra hiệu lực pháp lý hay việc hình thành hợp đồng chỉ từ những câu tiếng Anh này. Theo quy trình công ty và nhờ bộ phận pháp lý hoặc hợp đồng kiểm tra khi cần.
Lịch sự nhưng không mơ hồ
Hỏi để mở cuộc trao đổi, gắn điều kiện vào đề xuất và nói rõ giới hạn đã biết. “Lower the price.” là mệnh lệnh; “Could we discuss the unit price?” mở thảo luận, nhưng sau đó vẫn cần nêu ngân sách hoặc số lượng.
Nếu đã không thể làm, “It might be a little difficult.” có thể để lại kỳ vọng sai. Trước khi dịch «để xem xét», hãy quyết định bạn sẽ kiểm tra rồi trả lời, còn thiếu dữ liệu, hay đang từ chối. Giọng nói và thời gian chờ phản hồi cũng quan trọng. Không gán lối nói của một người thành tính cách của cả dân tộc.
Kế hoạch một tuần trước cuộc họp
Đây là gợi ý chia thời gian, không bảo đảm giỏi đàm phán sau bảy ngày.
| Thời điểm | Chuẩn bị và luyện nói | Điểm kiểm tra |
|---|---|---|
| Trước 7 ngày | Kiểm tra mục tiêu, giới hạn, thẩm quyền; nói mục đích | Biết cần quyết định gì |
| Trước 6 ngày | Chọn câu từng bước, thay sản phẩm và lượng | Hiểu mọi từ |
| Trước 5 ngày | Đọc tiền tệ, đơn vị, số và ngày | Nhắc lại để xác nhận |
| Trước 4 ngày | Luyện if, xin thời gian và hạn phản hồi | Không hứa vượt quyền |
| Trước 3 ngày | Đáp «đắt quá», «chậm quá» | Chuyển sang câu hỏi làm rõ |
| Trước 2 ngày | Nhờ đồng nghiệp đổi 600 thành 400 khi luyện | Nhận ra và kiểm tra số mới |
| Hôm trước | Soát ghi chú và email, nói ba câu ưu tiên | Nghe rõ điều kiện và phủ định |
Đọc câu, nói, che câu rồi nhớ từ tình huống, ghi âm nghe lại và sửa một điểm. Máy ghi âm điện thoại là đủ. Ưu tiên 600, điều kiện if và can’t thay vì sửa mọi âm cùng lúc. Luyện xin thời gian nếu số mới vượt thẩm quyền.
Giữ một câu để nghe rồi nói
Bắt đầu với “We could reduce the unit price if you order 600 units.” Tuân thủ quy định thông tin của công ty: có thể dùng số giả định thay cho giá bí mật hoặc tên khách hàng khi nhập vào dịch vụ. Hiểu nghĩa trước khi lặp lại.
Trong SpeakGain, chúng tôi lưu đúng câu này thành một thẻ qua màn hình thêm thông thường. Mở Library → Knowledge → Learn this card, chúng tôi xác nhận phát âm thanh tạo sẵn trong Listening khi câu tiếng Anh được ẩn. Nghe rồi tự nói, sau đó chọn Reveal answer để mở Answer, hiển thị câu đã lưu và giải thích nghĩa bằng tiếng Anh. Chúng tôi cũng kiểm tra phát lại, lựa chọn khoảng ôn và bản ghi ôn thông thường sau khi chọn Good.
Dùng quy trình đã kiểm tra để giữ, nghe, nói và đối chiếu câu của bạn. Chúng tôi chưa kiểm tra kết quả ghi âm người học hay đánh giá, và không giới thiệu nó như người đối thoại, công cụ chấm câu trả lời hoặc phát âm, hay bảo đảm nói trôi chảy. Dù màn hình ghi Native audio, clip dưới đây là giọng Viking do AI tạo, không phải người bản ngữ thu âm.
Những cách chuẩn bị không nên ưu tiên
Học thuộc hàng chục câu trước: việc chọn câu giống nhau có thể chiếm thời gian luyện số và hạn thật. Chúng tôi ưu tiên một câu mỗi bước và một câu đáp; không khẳng định mọi cách học thuộc đều vô ích.
Kịch bản «đàm phán cứng rắn» mang tính gây hấn: tối hậu thư không có căn cứ và lời trách móc không giải thích nhu cầu hay thẩm quyền. Từ chối rõ không cần hăm dọa.
Đoán theo quốc tịch: hỏi ưu tiên và quy trình phê duyệt của người cụ thể; vai trò, ngân sách và thời hạn khác nhau.
Chỉ trau chuốt tiếng Anh: câu tự nhiên vẫn có thể hứa điều công ty không làm được. Kiểm tra dữ kiện trước và xác nhận bằng văn bản sau.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao tránh nói quá mạnh?
Mở yêu cầu bằng câu hỏi, thêm một lý do rồi đợi. Không làm mờ giới hạn đã xác nhận.
Nếu chưa thể trả lời ngay?
Nêu nhóm cần hỏi và hạn thực tế, kèm múi giờ. Báo lại nếu bị chậm.
Từ chối giảm giá lịch sự thế nào?
“I’m afraid we can’t reduce the price on this order.” nêu phạm vi. Chỉ thêm phương án khả thi, không tạo hy vọng giả.
Không nghe rõ con số thì sao?
“Did you say fifteen or fifty units?” tách hai khả năng. Kiểm tra cả văn bản, tiền tệ, đơn vị và nghĩa của ngày giao.
Phân biệt nói và email thế nào?
Nói để hỏi và điều chỉnh; viết để xác nhận chi tiết, phần chưa xong, người phụ trách và hạn. Gửi thư không có nghĩa đã được xác nhận.
Có nên thuê phiên dịch?
Nếu không thể xác nhận chính xác điều kiện quan trọng, hãy trao đổi sớm trong công ty. Xem xét giá trị, chuyên môn, độ phức tạp và mức hiểu; thống nhất phạm vi, bảo mật và vẫn rà soát hợp đồng riêng.
Nếu không có một tuần?
Luyện đề xuất, xin thời gian, xác nhận bằng văn bản và hỏi lại số. Kiểm tra thẩm quyền rồi luyện một phản đối.
Kết luận của ban biên tập
Ưu tiên đề xuất chứa điều kiện của mình, câu xin thời gian để phê duyệt và câu chuyển sang văn bản. Sau đó thêm câu hỏi nhu cầu và số. Nói hết if, kiểm tra lại khi lượng đổi. Mục tiêu là điều kiện chính xác và bước tiếp theo thực hiện được, không phải kịch bản hay hoặc chiến thắng chắc chắn.
Tài liệu tham khảo
- British Council: can/could: yêu cầu, đề nghị và gợi ý.
- British Council: Negotiating: chuẩn bị mục tiêu và hỏi nhu cầu. Bảy bước và lịch một tuần là đề xuất biên tập.
Nếu sắp nhận nhiệm vụ ở nước ngoài, xem kế hoạch nói cho công việc và đời sống theo thời gian còn lại để chọn câu tuần đầu và việc tập của gia đình đi cùng.