ประชุมภาษาอังกฤษ: สี่สถานการณ์เพื่อร่วมพูดและเตรียมตัวก่อนประชุม

การประชุมงานทั่วไปมักเรียกว่า meeting ในภาษาอังกฤษ ผู้เข้าร่วมควรเตรียมสี่สถานการณ์ก่อน: ขอพูด เสนอความเห็นพร้อมเหตุผล ขอให้พูดซ้ำ และยืนยันงานถัดไป

หากต้องโต้แย้งจากฝ่ายที่กำหนดและมีกรรมการตัดสิน ดูวิธีฝึกโต้วาทีภาษาอังกฤษเพื่อฝึกตอบตามบทบาท

หากต้องคุยราคา วันส่งหรือเงื่อนไข ใช้แบบฝึกเจรจาธุรกิจภาษาอังกฤษปรับหนึ่งประโยคต่อขั้นให้ตรงบริษัท และซ้อมคำตอบเมื่อถูกแย้งก่อนประชุม

ข้อเสนอของกองบรรณาธิการคือพูดหนึ่งครั้งในวาระแรกที่เกี่ยวกับคุณ หากเป้าหมายเล็ก ๆ ช่วยได้ ลองตั้งไว้ในสิบนาทีแรก นี่ไม่ใช่ผลวิจัยหรือกฎของทุกการประชุม การขอความชัดเจนหรือเสริมข้อเท็จจริงก็นับว่าเข้าร่วม อย่ารอประโยคยาวสมบูรณ์แบบ ให้ความสำคัญกับเหตุผลหนึ่งข้อก่อน

จากการพูดสั้นในประชุมสู่การเล่าประสบการณ์งาน ใช้การเตรียมสัมภาษณ์งานภาษาอังกฤษฝึก STAR และคำถามต่อออกเสียง

สำหรับชั้นเรียน สัมมนา และงานกลุ่ม การร่วมอภิปรายภาษาอังกฤษ ช่วยฝึกแลกความเห็นในบริบทที่ต่างจากการประชุมงาน

1. แยก meeting, conference และ call แบบสั้น ๆ

ความหมายในพจนานุกรมและคำเชิญ

ประชุมรายสัปดาห์ใช้ a weekly meeting และประชุมทีมใช้ a team meeting ได้ Cambridge อธิบาย meeting ว่าครอบคลุมการพบกันทั้งต่อหน้าและออนไลน์ conference อาจเป็นงานที่มีการบรรยายในหัวข้อหนึ่ง หรือการหารืออย่างเป็นทางการ ไม่ได้แปลว่าต้องมีคนจำนวนมากหรือหลายวันเสมอ call เกี่ยวกับการใช้โทรศัพท์ ส่วน conference call เป็นการโทรหลายคน ดูชื่อและวิธีเชื่อมต่อในคำเชิญ ไม่ต้องตั้งกฎละเอียดเกินกว่าพจนานุกรม

2. ขอพูด รอคำตอบ แล้วบอกเนื้อหา

Can I add something? เป็นคำขอเสริมทั่วไป Could I add something? มีท่าทีเกรงใจมากขึ้น และ Sorry to jump in. แสดงความใส่ใจเมื่อแทรกพูด Cambridge ให้ความหมาย jump in ว่าแทรกขณะผู้อื่นพูด นี่ไม่ใช่สิทธิ์ตัดบททุกครั้ง รอช่วงหยุดหรือทำตามกติกายกมือ พูดประโยคขอแล้วรอ Sure, go ahead. (ได้ เชิญเลย) ก่อนเสริม Testing isn’t finished yet. (การทดสอบยังไม่เสร็จ)

เริ่มให้ตรงกับจุดประสงค์

I have a question. (มีคำถาม) ใช้ได้เมื่อมีคำถามจริง ไม่มีหลักฐานในบทความนี้ว่าคนเจ้าของภาษาไม่ใช้หรือประโยคนี้เสียมารยาทในตัวเอง แต่ถ้าจะเสนอความเห็นหรือเสริมข้อมูล กองบรรณาธิการแนะนำให้เปิดด้วยคำที่ตรงจุดประสงค์ ถ้าถาม ให้ระบุสิ่งที่ต้องการ เช่น What is the deadline? (กำหนดส่งเมื่อไร?) เป็นคำแนะนำด้านความชัดเจน ไม่ใช่ข้อห้ามทางไวยากรณ์

3. ความเห็นหนึ่งอย่างพร้อมเหตุผลหนึ่งข้อ

I think we need more time because testing isn’t finished.
คิดว่าเราต้องการเวลาเพิ่ม เพราะการทดสอบยังไม่เสร็จ

ตัวอย่างเพิ่มและความสุภาพ

ใช้ I think … because …. เชื่อมความเห็นกับเหตุผลหนึ่งข้อ I think Friday would be better because the team needs more time. เสนอวันศุกร์เพราะทีมต้องการเวลา I see your point, but I think we need to finish testing first. รับฟังความเห็นอีกฝ่ายก่อนเสนออีกมุม British Council มีสำนวนเห็นด้วยและไม่เห็นด้วย ส่วนตัวอย่างโครงการเป็นของบทความนี้ ความสุภาพยังขึ้นกับน้ำเสียง การฟัง และรอคำตอบ เสริมข้อเท็จจริงที่ตรวจแล้ว เช่น We have two tests left. ถ้ายังไม่แน่ใจ บอก I need to check that. และตกลงเวลาตอบ

4. ไม่ได้ยิน หรือยังไม่แน่ใจความหมาย?

ถ้าไม่ได้ยิน ให้ขออย่างสุภาพว่า Sorry, could you say that again? ถ้าได้ยินแต่ต้องการเช็กความหมาย ให้บอกความเข้าใจของตนว่า Just to make sure, are we talking about the testing deadline? ถ้าไม่ทันแค่กำหนดส่ง ขอ Could you repeat the deadline, please? ถ้าไม่แน่ใจสัปดาห์ ให้ถาม Do you mean this Friday or next Friday? British Council ฝึกการขอให้อธิบายใหม่และเช็กด้วย Do you mean คำว่า could ช่วยให้คำขอมีท่าทีเกรงใจ แต่ต้องให้เวลาตอบด้วย อย่าเดาวันเมื่อไม่ได้ยินเลย และอย่าพูดแค่ Just to make sure โดยไม่บอกว่าต้องการเช็กอะไร

5. ยืนยันงาน ผู้รับผิดชอบ และกำหนดส่ง

So the next step is to finish testing, right?
ดังนั้นขั้นตอนถัดไปคือทดสอบให้เสร็จ ใช่ไหม?

right? ใช้เช็กความเข้าใจ โดยเปิดโอกาสให้แก้ไขได้ Is that correct? ก็ใช้ได้ ตรวจคนทำและกำหนดส่ง: So I’ll send the test results by Friday, right? (จะส่งผลทดสอบภายในวันศุกร์ ใช่ไหม?) ถ้ายังไม่มีคนรับผิดชอบ ให้ถาม Who will send the results? British Council แนะนำให้ชี้แจงและบันทึกงานกับผู้รับผิดชอบ อย่าเปลี่ยนข้อเสนอเป็นมติ ถ้าต้องดำเนินประชุมด้วย เพิ่ม Let’s start with the first item on the agenda. และ Let’s move on to the next item. ได้

6. วาระละหนึ่งประโยค แล้วลองพูดห้าประโยค

อ่านวาระแล้วเขียนสิ่งที่ต้องบอกหนึ่งประโยคต่อข้อ รายงานความคืบหน้าอาจใช้ We’ve finished the main features. (ฟีเจอร์หลักเสร็จแล้ว), We still have two tests left. (ยังเหลือสองการทดสอบ) และความเห็นว่าต้องการเวลาเพิ่ม ตรวจตัวเลข ผู้รับผิดชอบ และกำหนดล่าสุด ใช้โน้ตได้ พูดคล่องแต่ใช้ข้อมูลสัปดาห์ก่อนก็ยังผิด

ห้าประโยคและวิธีซ้อม

1. Can I add something? — ขอเสริมสักเรื่องได้ไหม?

2. I think we need more time because testing isn’t finished. — คิดว่าเราต้องการเวลาเพิ่ม เพราะการทดสอบยังไม่เสร็จ

3. Sorry, could you say that again? — ขอโทษนะ ช่วยพูดอีกครั้งได้ไหม?

4. Just to make sure, are we talking about the testing deadline? — ขอเช็กให้แน่ใจ เรากำลังพูดถึงกำหนดเสร็จการทดสอบใช่ไหม?

5. So the next step is to finish testing, right? — ดังนั้นขั้นตอนถัดไปคือทดสอบให้เสร็จ ใช่ไหม?

เริ่มจากดูแล้วพูดห้าประโยค จากนั้นปิดภาษาอังกฤษ ดูสถานการณ์ เช่น “ขอเสริม” หรือ “ขอให้พูดซ้ำ” แล้วลองพูด ตรวจประโยคที่นึกไม่ออกและลองใหม่ ก่อนเปลี่ยนเป็นงานจริงของคุณ ฝึกเว้นช่วงให้ตอบหลังคำขอและคำถามด้วย ห้าประโยคเป็นเป้าหมายเริ่มต้นของกองบรรณาธิการ ไม่ใช่จำนวนที่วิจัยว่าเหมาะที่สุด

สิ่งที่งานวิจัยพบและข้อจำกัด

งานวิจัยปี 2006 ของ Roediger และ Karpicke เปรียบเทียบนักศึกษาที่อ่านบทความซ้ำกับผู้ที่ระลึกแล้วเขียน หลังห้านาทีการอ่านซ้ำดีกว่า แต่หลังสองวันและหนึ่งสัปดาห์กลุ่มที่เคยระลึกมีการคงข้อมูลดีกว่า งานนี้ไม่ได้ทดสอบการพูดในประชุมภาษาอังกฤษ ห้าประโยคที่ออกเสียง การออกเสียง หรือ SpeakGain ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงอย่างจำกัดสำหรับการนึกแล้วตรวจ ไม่ได้พิสูจน์ว่าอ่านออกเสียงแล้วจะพูดในประชุมได้แน่นอน

7. สองประโยคสำหรับประชุมออนไลน์

You’re on mute. คือ “ไมค์ปิดอยู่นะ” ถ้าไม่แน่ใจสาเหตุ ใช้ I think you’re on mute. ถ้าสัญญาณไม่ชัด บอก I can’t hear you clearly. I’ll put it in the chat. บอกว่าจะส่งวัน ชื่อ หรือลิงก์ในแชต Microsoft อธิบายการแชร์ข้อความและลิงก์ ส่วนประโยคเป็นตัวอย่างของเรา ส่งแล้วไม่ได้แปลว่าทุกคนอ่าน จึงควรยืนยันวันสำคัญด้วยคำพูดและตามการตั้งค่าของประชุม

8. ประชุมรายสัปดาห์ของเคนตะ: ฟังแล้วพูด

เคนตะเป็นตัวละครสมมติที่ประชุมความคืบหน้ารายสัปดาห์กับเพื่อนร่วมงานต่างสำนักงาน ฟีเจอร์หลักเสร็จแล้ว เหลือสองการทดสอบ เพื่อนเสนอให้ปล่อยงานในสัปดาห์นี้ แต่เคนตะคิดว่าต้องการเวลาเพิ่ม เป็นสถานการณ์ฝึก ไม่ใช่คำรับรองผลลัพธ์ของผู้ใช้จริง

บทสนทนาของเคนตะ: อะไรตกลงแล้ว อะไรยังไม่ตกลง?

เพื่อนถาม Can we release it this week? เคนตะขอ Can I add something? รอคำตอบ แล้วบอก I think we need more time because testing isn’t finished. ผู้ดำเนินประชุมพูด Let’s finish testing before we set the release date. เคนตะขอ Sorry, could you say that again? อีกฝ่ายเปลี่ยนคำเป็น Finish the tests first. Then we’ll decide when to release it.

เคนตะเช็ก So the next step is to finish testing, right? ผู้ดำเนินประชุมขอผลภายในวันศุกร์ เคนตะถาม Just to make sure, are we talking about this Friday? วันศุกร์คือกำหนดส่งผล ไม่ใช่วันปล่อยงานที่ตกลงแล้ว ถ้าความเห็นยาว แยกเป็น We need more time. Testing isn’t finished. แต่คงเหตุผลไว้

บันทึกประโยคที่อยากใช้ครั้งหน้า

ในสถานการณ์นี้ บันทึกประโยคขอพูด ขอให้พูดซ้ำ และเช็กขั้นตอนถัดไปเป็นสามการ์ดใน SpeakGain พิมพ์ทีละประโยคที่หน้าจอ Add แล้วใช้ปุ่มสร้างตามปกติ เก็บความเห็นเฉพาะงานในโน้ตวาระ ไม่ต้องใส่ทั้งประชุมในใบเดียว

ฟัง หยุด แล้วพูดจากสถานการณ์

เสียงฝึกสามคลิปสร้างด้วยเสียง AI Deep-voiced Viking ของ SpeakGain ไม่ใช่บันทึกการประชุม ฟังหนึ่งครั้ง หยุด นึกถึงสถานการณ์แล้วพูดเอง ภาพใช้ส่วนติดต่อภาษาอังกฤษ แสดงการกรอกประโยคและหน้าการออกเสียง ไม่ใช่คำอธิบายภาษาไทย

ไม่ต้องเลียนเสียงทุ้มของ Viking ตรวจว่าคำถามของคุณชัดและรอคำตอบหรือไม่ หลังขอพูด เพิ่ม Testing isn’t finished yet. และเปลี่ยนงานถัดไปเป็นของจริง ให้คู่ฝึกเปลี่ยน Friday เป็น Monday หรือปิดคำพูดของเคนตะแล้วตอบเอง เขียนว่าคุณจะทำอะไรเมื่อไร การ์ดและเสียงเป็นเครื่องมือเตรียม ไม่รับประกันความเข้าใจทั้งประชุมหรือจังหวะพูด

สำหรับรายงานตามเวลา ดู การนำเสนอภาษาอังกฤษ; ชื่อและวันทางโทรศัพท์ ดู โทรศัพท์ภาษาอังกฤษ คำตอบสั้นไม่เท่ากับเห็นด้วยเสมอ ดู คำตอบรับสั้นภาษาอังกฤษ ฝึกระยะยาวด้วย การฝึกฟังภาษาอังกฤษ และวางกิจวัตรด้วย วิธีเรียนภาษาอังกฤษ

คำถามที่พบบ่อย

คำศัพท์ ประโยคแรก การถาม และการเตรียม

ใช้ meeting หรือ conference?

ประชุมทีมทั่วไปใช้ meeting ได้ ดูชื่อและรูปแบบในคำเชิญด้วย

ควรเริ่มว่าอย่างไร?

Can I add something? ใช้ขอเสริม รอคำตอบแล้วพูดเนื้อหาที่เตรียมไว้

ไม่เข้าใจแต่ไม่ถามจะดีกว่าไหม?

ถามในช่วงหยุดที่เหมาะ และระบุส่วนที่ไม่ชัด การพยักหน้าไม่เติมข้อมูลที่ขาด

ต้องจำกี่ประโยค?

เริ่มห้าประโยคสำหรับวาระนี้ เป็นเป้าหมายของกองบรรณาธิการ ไม่ใช่จำนวนที่พิสูจน์ว่าเหมาะที่สุดหรือรับประกันการมีส่วนร่วม

เตรียมหนึ่งเรื่องที่จะเสริมในประชุมหน้า

อ่านวาระ เขียนประโยคที่เกี่ยวข้อง แล้วซ้อมขอพูด เหตุผลหนึ่งข้อ และยืนยันงาน ใช้โน้ตได้ บอกข้อมูลที่เพื่อนต้องรู้แล้วฟังคำตอบ

เมื่อต้องยืนยันความเข้าใจหรือรับงานในที่ประชุม ลองฝึกวิธีตอบว่า “รับทราบ” เป็นภาษาอังกฤษ พร้อมบอกการกระทำถัดไป

หากบริษัทในญี่ปุ่นให้สอบ PROGOS ดูแนวเตรียมสอบ PROGOSเพื่อเช็กรูปแบบทางการ ป้ายระดับ CEFR และวิธีฝึกตอบเรื่องงานคนเดียว

หากกำลังย้ายไปประจำงานต่างประเทศ ใช้แผนฝึกพูดงานและชีวิตตามเวลาที่เหลือเลือกประโยคสัปดาห์แรกและการฝึกของครอบครัวที่ไปด้วย